Vad är kundreskontra och hur funkar det?

fannymm

Vad är kundreskontra och hur funkar det?

För att ordentligt förstå vad kundreskontra är och hur det fungerar är det först och främst viktigt att gå till botten med vad reskontra är. Inom reskontra finns både leverantörsreskontra och kundreskontra men även andra viktiga områden.

Reskontra kan också kallas för en sidoordnad bokföring som på en detaljerad nivå visar information om ett företags alla kunder och leverantörer och de pengar som rör sig in och ur ett företag. I den här artikeln går vi igenom vad reskontra, kundreskontra och leverantörsreskontra är, hur du upprättar dem och hur det underlättar din slutgiltiga bokföring.

Vad reskontra är

När det kommer till bokföring är reskontra en typ av sidoordnad bokföring med den viktigaste funktionen att kunna ge en detaljerad översikt av ett företags kunder, leverantörer och löner. Det går att se på reskontra som en slags databas där ett ditt företag samlar all information om era fakturor, påminnelser för fakturor samt löner. Informationen i reskontra används sedan för att du ska kunna upprätthålla din övriga bokföring.

Beroende på hur stort ditt bolag kommer du behöva ha olika antal reskontra. Det finns inga direkta regler att följa utan det är snarare ett hjälpmedel för dig att hålla ordning och hantera din löpande bokföring.

Varför du ska använda reskontra

Anledningen till att du som företagare ska använda dig av reskontra är helt enkelt för att få ordning och reda samt en bra överblick av din bokföring. Du får kontroll på alla dina fakturor så att du snabbt och enkelt kan se vilka som är betalda och inte betalda. Du skapar samtidigt ett register över dina kunder och leverantörer och deras uppgifter.

Att upprätta kundreskontra kommer i slutändan underlätta din totala bokföring och ger dig bra underlag för att kunna planera ditt företags likviditet. Genom att skapa en översikt över alla dina fakturor, både till dina kunder och från dina leverantörer, så får du självklart samtidigt bra koll på de pengar som går in och ur ditt bolag.

Det finns olika typer av reskontra. I den här artikeln kommer vi främst att fokusera på de två mest vanligast använda: kundreskontra och leverantörsreskontra.

Kundreskontra

Kundreskontran fungerar som en sammanfattning en de poster i din balansräkning som heter kundfordringar. Kundfordringar är en tillgångspost då det är pengar som ska komma in till ditt företag. Kundreskontran är alltså en sidoordnad bokföring av alla fakturor du har skickat till dina kunder. Vid avstämningstillfället består kundreskontran av de kundfakturor som du har utställda och som ännu inte har blivit betalda till ditt företag.

Då kundreskontran visar dig obetalda fakturor är det också något du bör ha som rutin att stämma av månadsvis för att se till att dina kunder betalar sina fakturor i tid. Använder du dig av ett bokföringsprogram kan du i kundreskontra sortera alla dina fakturor efter namn, datum eller en så kallad åldersanalys.

I kundreskontra hittar du vanligtvis denna information om ditt bolags kunder:

  • Kontaktperson hos kund
  • Kundens adress
  • Faktureringsadress om den är annan än adressen ovan
  • Den aktuella skulden, eller fordran, som en specifik kunden har till dig
  • Eventuell dröjsmålsränta
  • Utgående moms som ska betalas av kund
Hur en kundreskontra uppstår

När ditt företag har utfört en tjänst eller levererat en vara till någon av era kunder och ni har skickat en faktura men ännu inte har fått betalt skapas en kundfordran. Fakturan måste ha blivit utfärdad i enlighet med faktureringsreglerna i mervärdesskattelagen. Ända till då kunden har betalt fakturan kommer den specifika kundfordran kvarstå. Vanligtvis brukar detta inte vara längre än en 30-dagarsperiod.

Hur du bokar kundfordringar i din bokföring

När du upprättar din bokföring så kommer alla dina kundfordringar ingå som omsättningstillgångar i ditt företags balansräkning. Det är Bokföringslagen som i Sverige reglerar hur du ska sköta ditt företags bokföring.

Beroende på vilken bokföringsmetod du använder kommer bokföringen av kundreskontra se olika ut. Använder du dig av fakturamodellen ska dina kundfordringar bokföras så fort en kundfaktura har skapats. Följer du istället bokslutsmetoden bokför du kundfordringar först när det är tid för själva bokslutet.

Vad är en osäker kundfordran?

Tyvärr ser verkligheten ut så att dina kunder på grund av olika anledningar ibland kan ha en låg betalningsförmåga och därav eventuellt inte kommer att kunna betala de fakturor de är skyldiga ditt företag. Om detta händer kallas det för en kundförlust.

Som företagare är det vanligt att försöka göra en bedömning av hur stor risken är för kundförluster. Den bedömda risken samlas då i dina kundfordringar. De fordringar som du har identifierat som riskfyllda och där du misstänker att en betalning inte kommer att komma in kallas för osäkra kundfordringar.

Osäkra kundfordringar kan klassas som antingen befarade eller konstaterade. Är de befarade har ofta förfallodatumet på fakturan passerat och du kan då väcka misstanke på att fakturan inte kommer att bli betald. En konstaterad kundförlust innebär att du med största sannolikhet inte tror att betalningen kommer att komma in då du till exempel har fått reda på att din kund har gått i konkurs.

Leverantörsreskontra

Den andra vanligaste delen av reskontra är leverantörsreskontra. De fungerar väldigt likt kundreskontra men dessa innehåller istället information om alla transaktioner som sker mellan ditt företag och dina leverantörer.

Då leverantörsreskontra handlar om de fakturor ditt företag är skyldigt att betala reflekterar de i din balansräkning en skuldpost. Skuldposten i fråga kallas leverantörsskulder och leverantörsreskontra är en sidoordnad bokföring till kontot leverantörsskulder.

Även här är det viktigt att du gör en kontroll varje månad mellan din balansräknings konto, dina leverantörsskulder och leverantörsreskontra så att du alltid har koll på de skulder ditt företag har kvar att betala. Se leverantörsreskontran som ett verktyg som hjälper dig att se till att du betalar leverantörer i tid och ett sätt för dig att följa ditt företags statistik över olika inköp under årets gång.

Hur du hanterar leverantörsreskontra i din bokföring

Så fort ditt företag får in en faktura från en leverantör ska den registreras i leverantörsreskontra samt sedan bokföras i bokföringen med det aktuella fakturadatumet. När du väl betalar fakturorna markerar du också detta i leverantörsreskontra som i sin tur blir till ett underlag för din bokföring.

Övriga reskontror

Vi har nu gått igenom de vanligaste typerna av reskontra men det finns andra tillfällen då det kan vara värdefullt att du använder dig av någon form av sidoordnad bokföring.

Ett exempel är om mycket av ditt bolags verksamhet bedrivs i projektform där det kan vara enklare om varje enskilt projekt har en egen reskontra. Det gör att du kan redovisa varje projekt var för sig innan de slutligen sammanförs i din slutgiltiga bokföring.

Om ditt bolag har olika anläggningstillgångar måste de också värderas var för sig i bokföringen. Detta är mycket lättare om du skapar ett särskilt register för varje anläggning.

Avstämning av reskontra vid en balansräkning

För att du på ett enkelt sätt ska kunna stämma av din löpande bokföring är det väldigt viktigt att allt verkligen stämmer så du inte ständigt måste gå in och spendera tid på att felsöka. Det är därför viktigt att din bokföring stämmer överens mot reskontra (både kund- och leverantörsreskontra) så att du slipper diffar. För att lyckas med detta bör du hitta en bra rutin på hur du ska lägga upp dina kunder och leverantörer. Det gör det dessutom lättare för dig att få en tydlig överblick över ditt kund- och leverantörsregister.

Det krävs mycket administrativt arbete för att sätta upp detta på ett hållbart sätt vilket också är en anledning till att du bör ta professionell hjälp från en redovisningskonsult med ditt företags reskontra.